Digitalización y gestión documental
para notarías

Procesamiento, extracción, distribución y almacenamiento de documentos para la era digital

Digitalización de archivos
Acceso a digital a documentos
Revisión, aprobación y colaboración de documentos
Acceso móvil
Ahorro de papel

Digitalización y gestión documental
para notarías

grafico_1

Procesamiento, extracción, distribución y almacenamiento de documentos para la era digital

Revisión, aprobación y colaboración de documentos
Digitalización de archivos
Acceso a digital a documentos
Colaboración y acceso remoto
Ahorro de papel

La forma más fácil de transformar sus documentos notariales a digital

ilustracion_notario

El sector notarial es de gran relevancia para dar fé a muchos actos mercantiles, civiles, legales y muchos más. Sin embargo, en todos los procesos de una notaría están involucrados miles de papeles que muchas veces solo pueden visualizarse en pilas de cajas con archivos viejos. La colaboración entre notario, abogados, clientes y empresas se vuelve complejo al tener información dispersa en distintos repositorios.

La forma más fácil de transformar sus documentos notariales a digital

ilustracion_notario

El sector notarial es de gran relevancia para dar fé a muchos actos mercantiles, civiles, legales y muchos más. Sin embargo, en todos los procesos de una notaría están involucrados miles de papeles que muchas veces solo pueden visualizarse en pilas de cajas con archivos viejos. La colaboración entre notario, abogados, clientes y empresas se vuelve complejo al tener información dispersa en distintos repositorios.

“En la actualidad mucha de esta información suele perderse ya que por motivos internos o externos solo se encontraba en un solo lugar o con una sola copia original.”

Dentro de una notaría, es común lidiar con muchos tipos de documentos día a día, diariamente se generan muchas versiones y copias de documentos para distintos procesos entre los cuales encontramos:

actas_constitutivas

Actas constitutivas

conciliaciones

Conciliaciones

contratos_compra_venta_hipotecarios_etc

Contratos de compra-venta

“En la actualidad mucha de esta información suele perderse ya que por motivos internos o externos solo se encontraba en un solo lugar o con una sola copia original.”

Dentro de una notaría, es común lidiar con muchos tipos de documentos día a día, diariamente se generan muchas versiones y copias de documentos para distintos procesos entre los cuales encontramos:

actas_constitutivas

Actas constitutivas

conciliaciones

Conciliaciones

contratos_compra_venta_hipotecarios_etc

Contratos de compra-venta

herencias

Testamentos

poderes

Hipotecas

testamentos

Poderes

herencias

Testamentos

poderes

Hipotecas

testamentos

Poderes

A través de nuestras soluciones de software, nosotros podemos digitalizar cualquier tipo de documento y extraer su información de forma inteligente sin importar el tipo de documento:

A través de nuestras soluciones de software, nosotros podemos digitalizar cualquier tipo de documento y extraer su información de forma inteligente sin importar el tipo de documento:

Documentos semi-estructurados

Contienen una estructura y datos comunes pero son variables, ya que en ciertos casos la información puede cambiar de posición o estar ausente.

documento_semi_estructurado

Documentos semi-estructurados

Contienen una estructura y datos comunes pero son variables, ya que en ciertos casos la información puede cambiar de posición o estar ausente.

documento_semi_estructurado
documentos_estructurados

Documentos no estructurados

No contienen una estructura y los datos son de libre posición, pueden estar contenidos en cualquier zona o página del documento sin un patrón común.

documentos_estructurados

Documentos no estructurados

No contienen una estructura y los datos son de libre posición, pueden estar contenidos en cualquier zona o página del documento sin un patrón común.

¿Cómo lo hacemos?

A través de una serie de pasos, automatizamos el trabajo rutinario ya sea con documentos físicos en papel, pero también documentos digitales provienen de un correo o página web, el manejo de estos documentos puede optimizarse para lograr una mejor administración y seguridad. Seguimos un proceso específico para cada tipo de documento:

Digitalizando documentos físicos

2-GRAFICOS_LANDING_NOTARIAS_1
1. ENTRADA

A través de un escáner o equipo multifunción podemos realizar la digitalización del documento. El archivo también puede ser digital.

2. PROCESAMIENTO

Realizaremos algunos procesos de corrección a la imagen para lograr una mejor lectura

3. EXTRACCION

A través de tecnología OCR avanzada, buscamos y extraemos la información que se requiere obtener de forma automática

4. DISTRIBUCION

En esta etapa enviamos la imagen y la información encontrada a través de distintas formas, ya sea en texto, imagen, XML y muchas opciones más.

5. ALMACENAMIENTO Y BUSQUEDA

El documento es almacenado e indexado en nuestros sistemas (de búsqueda) para ser consultado desde cualquier dispositivo. Puede trabajar en la nube o puede ser en sus propios sistemas.

¿Cómo lo hacemos?

A través de una serie de pasos, automatizamos el trabajo rutinario ya sea con documentos físicos en papel, pero también documentos digitales provienen de un correo o página web, el manejo de estos documentos puede optimizarse para lograr una mejor administración y seguridad. Seguimos un proceso específico para cada tipo de documento:

Digitalizando documentos físicos

2-GRAFICOS_LANDING_NOTARIAS_1
1. ENTRADA

A través de un escáner o equipo multifunción podemos realizar la digitalización del documento. El archivo también puede ser digital.

2. PROCESAMIENTO

Realizaremos algunos procesos de corrección a la imagen para lograr una mejor lectura

3. EXTRACCION

A través de tecnología OCR avanzada, buscamos y extraemos la información que se requiere obtener de forma automática

4. DISTRIBUCION

En esta etapa enviamos la imagen y la información encontrada a través de distintas formas, ya sea en texto, imagen, XML y muchas opciones más.

5. ALMACENAMIENTO Y BUSQUEDA

El documento es almacenado e indexado en nuestros sistemas (de búsqueda) para ser consultado desde cualquier dispositivo. Puede trabajar en la nube o puede ser en sus propios sistemas.

Optimizando y creando flujos con documentos digitales

2-CICLO_DOCUMENTOS_DIGITALES
6. ENTRADA

Un documento digital puede provenir de un correo, office, una carpeta que usemos día a día o inclusive desde un sistema de escaneo.

7. CREACION

Crearemos un archivo único y controlado que tendrá permisos y accesos controlados en el cual tendremos la posibilidad de controlar versiones y cambios.

8. MODIFICACION

Podremos colaborar en ese documento con mas personas en la empresa, para realizar revisiones y cambios en caso de ser necesario.

9. AUTORIZACION

Una vez que el documento ha sido revisado, ahora es aprobado y listo para ser utilizado y consultado, manteniendo el control de versión y permisos que se requieran.

10. IMPRESION

En caso de ser necesario, el documento puede ser impreso para su utilización.

Optimizando y creando flujos con documentos digitales

2-CICLO_DOCUMENTOS_DIGITALES
6. ENTRADA

Un documento digital puede provenir de un correo, office, una carpeta que usemos día a día o inclusive desde un sistema de escaneo.

7. CREACION

Crearemos un archivo único y controlado que tendrá permisos y accesos controlados en el cual tendremos la posibilidad de controlar versiones y cambios.

8. MODIFICACION

Podremos colaborar en ese documento con mas personas en la empresa, para realizar revisiones y cambios en caso de ser necesario.

9. AUTORIZACION

Una vez que el documento ha sido revisado, ahora es aprobado y listo para ser utilizado y consultado, manteniendo el control de versión y permisos que se requieran.

10. IMPRESION

En caso de ser necesario, el documento puede ser impreso para su utilización.

En resumen, usted obtendrá muchos beneficios digitalizando su operación:

ahorro_en_costos_de_papel_y_adminstracion

Reducción de uso de papel y control de costos

cumplimiento_de_regulaciones_gubernamentales

Cumplir con regulaciones gubernamentales

mayor_seguridad_de_la_informacion_en_los_documentos

Mayor seguridad en los documentos

reduccion_de_tiempo_en_la_consultoria_de_informacion

Consulta digital e inmediata de los documentos

su_informacion_en_un_solo_lugar_y_desde_cualquier_dispositivo

Acceso desde cualquier dispositivo

En resumen, usted obtendrá muchos beneficios digitalizando su operación:

ahorro_en_costos_de_papel_y_adminstracion

Reducción de uso de papel y control de costos

cumplimiento_de_regulaciones_gubernamentales

Cumplir con regulaciones gubernamentales

mayor_seguridad_de_la_informacion_en_los_documentos

Mayor seguridad en los documentos

reduccion_de_tiempo_en_la_consultoria_de_informacion

Consulta digital e inmediata de los documentos

su_informacion_en_un_solo_lugar_y_desde_cualquier_dispositivo

Acceso desde cualquier dispositivo

¿Le gustaría optimizar sus procesos notariales de documentos con una estrategia digital?

Contáctenos, estamos seguros de que podemos ayudarle de una forma personalizada de acuerdo a sus necesidades.

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